Erster Tag im neuen Job, aber niemand kümmert sich? Noch nicht einmal der E-Mail-Account ist rechtzeitig eingerichtet worden? Da geht die Motivation schnell flöten – der nächste Arbeitsplatzwechsel ist nur eine Frage der Zeit. Dabei kann jedes Unternehmen so etwas dank strukturierter Prozesse vermeiden.

Wenn Unternehmen und Kandidat matchen, heißt das nicht, dass alles optimal passt. Satte 20 bis 25 Prozent verlassen den neuen Job laut der Fachzeitschrift „Personalwirtschaft“ noch innerhalb der Probezeit. Für Unternehmen ist das fatal. Fehlbesetzungen oder Trennungen sind immer kostenintensiv und führen zu Wettbewerbsnachteilen am Markt.

Handelt es sich dabei gar um eine Führungskraft, muss Schätzungen zufolge etwa das doppelte Jahresgehalt für eine Neueinstellung gerechnet werden. Hohe Absprungraten haben zudem einen negativen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Team. Interne Spannungen wiederum führen zu wenig Produktivität.

Fakt ist auch: Der „Unternehmermarkt“ ist zum „Arbeitnehmermarkt“ geworden. Fachkräftemangel herrscht mittlerweile in nahezu jeder Branche. Die besten Talente können sich aussuchen, wo sie arbeiten wollen.

Was können Unternehmen also tun?

Das Zauberwort heißt „Onboarding“ – das Einarbeiten und Integrieren von Mitarbeitern.

Idealerweise beginnt der Onboarding-Prozess schon mit der Stellenausschreibung als Teil des Employer-Branding-Konzepts, spätestens aber ab dem „Du hast den Job!“-Zeitpunkt. Im Schnitt dauert der Einstellungsprozess ca. 12 Wochen. Hier gibt es viele Leerphasen, beispielsweise die einzuhaltende Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber, die zu überbrücken sind. Strukturierte Prozesse, die schon weit vor dem ersten Arbeitstag starten, helfen, den neuen Mitarbeiter zu binden.

 

11 Top-Tipps an Unternehmen für ein optimales Onboarding

  • Dazu gehört, den Mitarbeiter zu Festen oder Weihnachtsfeiern einzuladen, noch bevor er angefangen hat. So lernt er die neuen Kolleginnen und Kollegen bereits kennen und auch das bestehende Team kann sich schon mal ein Bild des neuen Kollegen machen.
  • Willkommenspaket schicken. Wer freut sich nicht, ein Paket zu bekommen? Darin können das Namensschild, die Anfahrtsskizze und der Unternehmenskugelschreiber enthalten sein. Besonders schön: eine persönliche Postkarte vom Team.
  • Zeit nehmen. Meist ist es doch so: Der neue Mitarbeiter wird eingestellt, weil er dringend benötigt wird und Aufträge abgearbeitet werden müssen. Doch wer sich bei der Einarbeitung keine Zeit nimmt, muss anschließend an anderer Stelle Zeit und ggf. Geld investieren, z.B. bei der erneuten Personalsuche. Die Mitarbeiter, die das Onboarding durchführen, müssen klar regeln, welche Aufgaben sie dafür zunächst zurückstellen oder abgeben können.
  • Arbeitsplatz einrichten. Etwa eine Woche vor dem ersten Arbeitstag sollte der IT-Abteilung Bescheid gegeben werden, sodass E-Mail-Account und Computer rechtzeitig eingerichtet sind.
  • Mitarbeiter informieren. Noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen sollten alle erfahren, wer neues Teammitglied wird.
  • Buddy-System einrichten. Es sollte jemand aus dem Kollegenkreis geben, der im Idealfall auf der hierarchisch gleichen Stufe steht und den neuen Mitarbeiter empfängt und ihn herumführt. Achten Sie darauf, dass der Buddy sich freiwillig dazu bereit erklärt. Denn dieser vermittelt dem „Neuling“ die Unternehmenskultur, zeigt, wo Schreibutensilien zu bekommen sind, wo der Wasserkocher steht, wo es Mittagessen gibt oder nimmt ihn im besten Fall mit in die Pause. Am Anfang steht also die kulturelle Integration, erst danach die fachliche.
  • Über ungeschriebene Regeln informieren. Wie sprechen wir uns an? Wann geht wer mit wem Mittagessen? Gibt es Regelungen zu privaten Terminen, die in die Arbeitszeit fallen? Wer ist zu informieren, wenn man krank ist? Es gibt eine Reihe ungeschriebener Regeln, die das Miteinander im Unternehmen mit sich bringt. Antworten auf diese Fragen helfen dem neuen Kollegen, im neuen Job anzukommen.
  • Papierkram nicht am ersten Arbeitstag erledigen. Formalitäten können schnell erdrückend wirken – sie lassen sich auch einige Tage vorher erledigen, damit der neue Mitarbeiter gleich in seinen neuen Job eintauchen kann.
  • Einarbeitung an die Position anpassen. Die Art der Einarbeitung unterscheidet sich, je nachdem welche Position ein neuer Mitarbeiter antritt. Berufseinsteiger, die gerade erst ihren Studienabschluss in der Tasche haben, brauchen mehr Anleitung und Führung als Erfahrene, um sich im Arbeitsalltag zurecht zu finden. Zum Anfang wird es ihnen vielleicht sogar schwerfallen, acht Stunden konzentriert zu arbeiten.
  • Checklisten anlegen. Eine Art Stundenplan mit Terminierungen und Verantwortlichkeiten für die ersten zwei bis drei Wochen hilft, nichts zu vergessen und gibt dem neuen Mitarbeiter Orientierung. In diesem Zeitraum sollte auch ein Termin mit dem CEO vermerkt sein.
  • Regelmäßiges Feedback einholen und geben. Mit dem Mitarbeiter sollte regelmäßig über seine Erwartungshaltung gesprochen werden. Beim Feedback geht’s nicht um seine Arbeit, sondern auch ums Miteinander. Nur so ist zu erfahren, was den neuen Kollegen bewegt, wo es gut läuft – und wo es eventuell Probleme gibt.

Im Übrigen möchten auch langjährige Mitarbeiter wertgeschätzt werden. Aus der Psychologie wissen wir, dass monetäre Anreize eine Halbwertzeit von drei Monaten haben. Flexible Arbeitszeiten, ein Parkplatz oder auch eine Betriebskita können dazu beitragen, einen Mitarbeiter langfristig zu überzeugen.

Bei Fragen stehen das d.vinci-Team und ich euch gern zur Verfügung.

 

 

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